Легализация документов

- что это, зачем и где сделать

При столкновении с законами другиз стран у нас часто возникает множество вопросов в бюрократических моментах. Один из них — это необходимость легализации документов перед их предоставлением. Чаще всего спрашивают:

Что такое легализация и зачем ее делать?
Какие документы нужно легализовать в России?
Виды легализации
- Апостиль
- Консульская
Как легализовать документ самостоятельно

Давайте разберемся с каждым из них по порядку.

Согласно законодательству РФ документы, выданные в другом государстве, могут быть использованы (с согласия российских органов и организаций) только в случае их легализации.
Таким образом, легализация – это выполнение ряда определенных формальных процедур по приданию документу юридической силы на территории другого государства с целью возможности направления его в официальные органы другого государства.

Обратите внимание на следующее!

Легализация иностранных документов и признание иностранного образования – это разные процедуры.

Легализация осуществляется для легального использования иностранного документа в другой стране.
Подтверждение образования осуществляется для предоставления права на учебу (или) работу.

Зачем делать легализацию?

Это необходимо для подтверждения того, что документ, представленный в соответствующую иностранную инстанцию, соответствует законодательству и может быть использован на территории другого государства.
Таким образом, иностранные документы должны быть официально легализованы, чтобы они имели юридическую силу на территории России.

Какие документы подлежат легализации

Легализация требуется как для физических лиц, так и для компаний. Обычные люди чаще всего узаканивают документы, связанные с семейным положением, образованием, финансами и имуществом, либо выданные, удостоверенные или засвидетельствованные нотариусами РФ, например:

дипломы, аттестат, сертификаты об окончании курсов, отчеты об успеваемости, трудовые книжки, которые необходимы для обучения и работы за границей;
для заключения брака и подтверждения супружеского статуса, отношения между родителями и детьми требуется: свидетельство о браке, о рождении, смерти или расторжении брака и т д.;
для получения гражданства потребуется предоставить леглизованные свидетельства о праве собственности и выписки из ЕГРН (Единого государственного реестра недвижимости);
для получения вида на жительство или гражданства необходимы: справки об отсутствии судимостей, уголовного преследования и медицинские справки;
банковские выписки также необходимы для получения вида на жительство или гражданства;
доверенности необходимы для сделок с недвижимостью или представления интересов в иностранных судах.

Юридические лица обычно легализуют документы для экспортной деятельности компании и ведения бизнеса за границей. Иностранные компании-партнеры могут запросить бумаги, которые необходимо легализовать, например: уставы; контракты на поставку или производство товаров; лицензии на деятельность; доверенности, например, на представление интересов компании в другом государстве или на подписание документов; сертификаты происхождения продукции, фитосанитарные, ветеринарные и гигиенические сертификаты; различные справки и выписки: выписка из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ), свидетельство о постановке на налоговый учет, свидетельство ОГРН и др.

Требования к документам

Не удастся легализовать заламинированные, поврежденные и ветхие документы, а также бумаги с исправлениями и неразборчивыми печатями. Иногда можно выкрутиться, сделав техническую копию такого неразборчивого листа. Но если это невозможно, то придется получить дубликат. Важно, чтобы оригинал имел все необходимые печати и подписи должностных лиц.

Справки часто могут иметь ограниченный срок действия, по истечении которого его могут не принять и придется снова заниматься легализацией. Требования разных государств могут различаться: где-то примут справку об отсутствии судимости и привлечении к уголовной ответственности на срок не старше 6 месяцев, в другом государстве — не старше 3-х месяцев. Поэтому всегда обязательно уточняйте необходимый срок действия справок, доверенностей и других бумаг в консульстве страны, в которую вы будете его подавать.

Сама легализация не имеет срока давности: если вы уже легализовали диплом для конкретной страны, повторять процедуру для нее больше не нужно. Однако, для предоставления своего диплома в другом государстве может потребоваться повторная легализация документа из-за разных официальных языков. Если языки совпадают, нужен только новый штамп консульства другого государства.

Какие виды легализации существуют?

Если страна является участницей Гаагской конвенции, на документах ставится штамп «Апостиль» с заверенной подписью сотрудника учреждения, выдавшего документ. Консульская легализация требуется для документов из-за рубежа, не подписавших Гаагскую конвенцию.
Так, иностранные документы принимаются регистрирующим органом только с подлинными отметками о консульской легализации или апостильном заверении.

Однако в некоторых случаях исключения из этих процедур делались при наличии международных договоров с Россией.

Например, между Россией и Республикой Казахстан заключено двустороннее соглашение о порядке признания официальной документации, вступившее в силу 29 ноября 2016 года. Данное соглашение освобождает от необходимости проставления апостиля на документы, выданные компетентными органами. России и Республики Казахстан. Россия также имеет соглашения об отмене легализации с Азербайджаном, Республикой Албания, Болгарией, Монголией, Словенией, Словакией, Эстонией, Тунисом и рядом других.

С этими странами поток документов максимально упрощен и проставлять апостиль не требуется.

Теперь рассмотрим все виды легализации документов по порядку:

1. Апостиль.

Это касается документов стран-участниц Гаагской конвенции, подписанной в Гааге 5 октября 1961 года.

Напомним, что СССР присоединился к Конвенции в 1991 г. (Постановление ВС СССР от 17.04.1991 г. № 2119-1 «О присоединении СССР к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов»).

Подписали Гаагскую конвенцию: Австралия, Австрия, Бельгия, Болгария, Бразилия, Великобритания, Венгрия, Германия, Греция, Грузия, Дания, Израиль, Испания, Италия, Кипр, Китай (только Макао) и Гонконг (Сянган), Латвия, Литва, Польша, Словакия, Словения, Турция, Чехия, Узбекистан, Таджикистан, Эстония, Япония. Конвенцию приняли почти все страны Европы и некоторые страны Латинской Америки. Список участников постоянно обновляется, посмотреть его можно в нашей статье — Апостиль

Пример апостиля выглядит так:

При правильном заполнении апостиль подтверждает подлинность подписи, полномочия лица, подписавшего документ, и, при необходимости, подлинность печати или штампа.

Подпись, печать или штамп, поставленные на апостиле, не требуют заверения.

Документ с апостилем одной из стран-участниц Гаагской конвенции должен быть принят без ограничений в другой стране, являющейся стороной этой конвенции.

Апостилирование производится только в стране выдачи. Например, бумаги от турецкой компании должны иметь апостиль, выданный в Турции.

Каждая из стран-участниц конвенции должна вести учетную книгу или файл, в котором она фиксирует проставленные апостили с указанием:

порядкового номера и даты проставления апостиля;
фамилию лица, подписавшего официальный документ, и в качестве, в кого оно действовало, а в отношении неподписанных документов — указание органа, скрепившего печатью или штампом.
По требованию любого заинтересованного лица орган, проставивший апостиль, обязан проверить, соответствуют ли сделанные в нем записи сведениям, внесенным в журнал или картотеку.

2. Консульская легализация.

Этот вариант сложнее первого и используется для стран, не являющихся участниками Гаагской конвенции.
Речь идет о странах Азии, Африки, некоторых странах Европы. Например ОАЭ, Иран, Ирак. Хотя следует отметить, что компании из этих областей редко открывают филиалы или представительства в России.

Для признания иностранных документов необходимо поставить на них ряд отметок.
В России существует особый порядок, в котором четко указывается срок оказания услуг и причина отказа в легализации. Это административный регламент МИД России (утвержден приказом МИД России от 18 июня 2012 г. № 9470).

Процедура включает в себя:

удостоверение подписи, полномочия лица, подписавшего документ;
заверение печатью или штампом;
подтверждение соответствия документа законодательству принимающего государства.

Весь процесс консульской легализации состоит из следующих этапов:

1) Нотариальное заверение.

Эту процедуру осуществляет нотариус. Все бумаги, переведенные на русский язык, заверяются. Здесь важно, что переводить такой документ должно аккредитованное бюро переводов, в котором есть вся нормативная база (такое как наше), а не вы сами лично. Даже если у вас есть диплом переводчика, то ваш перевод нотариус заверить не сможет и не в праве.

2) Заверение подписи нотариуса и оттиска его печати в Министерстве юстиции.

На этом этапе должностное лицо Министерства юстиции подтверждает подлинность подписи и печати нотариуса, заверившего перевод документа.

3) Консульская легализация документов в Консульском департаменте МИД РФ (п. 10 Административного регламента).

На этом этапе должностное лицо в Министерстве иностранных дел подтверждает подлинность печати Министерства юстиции и подписи должностного лица.

Консульский отдел Министерства находится по адресу: 119121, г. Москва, 1. Неопалимовский пер., д. 12. Официальный сайт: www.kdmid.ru, адрес электронной почты: text@dks.ru.

Перечень документов, необходимых для проведения консульской легализации, можно найти в пункте 18 регламента.

Размер консульского сбора составляет 30 долларов США (пункт 30 регламента). За услуги необходимо оплатить госпошлину 350 рублей за каждый лист.

Услуги по консульской легализации документов оказываются в течение пяти рабочих дней с момента отправки заявления на легализацию. Срок выдачи документов также не должен превышать пяти дней.
В результате в этот период либо выдается легализованный оригинал документа, либо придет отказ.

Как видим, консульская легализация – более сложная и длительная процедура, чем проставление штампа апостиль».

Советы по самостоятельной консульской легализации

Процедура консульской легализации может занять до четырех недель. Время может быть сокращено с учетом графика работы отделений и их расположения.

Заранее узнайте требования в консульстве той державы, для которой вы легализуете справки.

Проверьте везде наличие необходимых подписей и печатей организаций и четкость всех надписей.

Документ, состоящий из нескольких листов, должен быть прошит и пронумерован.

Для нотариального перевода лучше обратиться в агентство или в бюро нотариальных переводов. Вы не можете самостоятельно переводить документы, даже если у вас есть диплом переводчика.

Кроме того, документы необходимо отнести в Минюст РФ, где подтвердят подлинность подписи и оттиска нотариуса. Это бесплатно и может занять до 5 рабочих дней.

Печати и подписи Министерства юстиции заверяются Министерством иностранных дел Российской Федерации. Государственная пошлина за услугу составляет 350 рублей за каждый документ. Это займет до 5 рабочих дней.

Заключительный этап – заверение печатей российских ведомств консулом той страны, для которой вы готовите документы. Сроки, стоимость и перечень необходимых бумаг могут различаться в зависимости от страны, поэтому узнайте эту информацию в посольстве заранее.